Passare da MagicStore a Esdra: file da esportare e controlli da fare

Per passare da MagicStore a Esdra servono esportazioni distinte: il catalogo identifica gli articoli e le varianti, i listini contengono i prezzi, un report dedicato permette di recuperare i costi, l’inventario fotografa le quantità. Clienti, fornitori e storico richiedono i propri file. Raccoglierli nello stesso momento rende il passaggio più semplice da controllare.

Questa guida è pensata per il titolare del negozio e per chi prepara i dati. L’importazione completa viene concordata con il referente Esdra: alcune informazioni richiedono una migrazione assistita e un controllo degli abbinamenti. La presenza di un comando Importa non significa che ogni esportazione MagicStore possa essere caricata direttamente.

Preparare il passaggio

Concordate quali aziende, negozi, magazzini e periodi trasferire. Decidete se MagicStore continuerà a lavorare durante la preparazione e fissate una data e un’ora per l’ultimo aggiornamento. Indicate il listino da usare, la valuta, se il prezzo comprende l’IVA e quale costo d’acquisto vi serve. Negozi diversi possono usare impostazioni differenti.

Create una cartella per gli originali scaricati e una per le copie di lavoro. Conservate nome originale, data, filtri e impostazioni di ogni esportazione, anche con una schermata. Evitate di aprire e risalvare gli originali in Excel: un barcode lungo o uno SKU con zeri iniziali può essere trasformato in un numero diverso.

Se nel periodo di preparazione registrate vendite, resi o carichi in MagicStore, occorre prevedere un’esportazione finale delle differenze. Per un breve periodo di passaggio deve essere chiaro quale sistema registra le operazioni: usare due casse senza coordinamento può produrre quantità incoerenti.

I file da scaricare

I nomi effettivi possono contenere una data o un numero generato: per esempio PRODUCT_…csv, CUSTOMER_…csv, SUPPLIER_…csv, parallelMarketReport_…xlsx, inventory_…csv, SALE_…csv o SALE_RETURN_…csv. Il contenuto e le colonne determinano l’utilità del file. Un generico report.csv va identificato prima di usarlo.

Esportare il catalogo completo con le varianti

1. In MagicStore aprite Anagrafiche → Prodotti.
2. Controllate i filtri attivi. Per il catalogo completo togliete quelli non concordati, compresi filtri su marchio, stagione e disponibilità.
3. Da Strumenti scegliete Esporta con Varianti.
4. Aspettate la notifica di fine elaborazione e scaricate il CSV.

Verificate che siano presenti codice articolo, ID, barcode interno, marchio, colore e taglia. Conservate anche gli altri campi esportati. L’opzione senza varianti non fornisce da sola il dettaglio necessario per associare ogni taglia e colore al proprio barcode. Istruzioni MagicStore per il catalogo prodotti.

Un file grande non prova che il catalogo sia completo. Confrontate i conteggi con MagicStore. Se l’esportazione si ferma a un limite o manca una parte dell’archivio, concordate esportazioni per intervalli o gruppi ben documentati. I gruppi devono coprire tutto l’archivio e le eventuali sovrapposizioni devono essere riconosciute attraverso gli ID, senza creare nuovi prodotti.

Esportare prezzi di vendita e promozioni

Aprite Listini → Listini di vendita, individuate il listino e scegliete Azioni → Prezzi. Impostate Lista Separata e avviate Strumenti → Esporta. Scaricate il file dalla notifica. Si esporta un listino alla volta; il file distingue il prezzo di vendita da quello consigliato e può omettere varianti senza entrambi. Istruzioni MagicStore per i prezzi di listino.

Consegnate al referente Esdra il nome del listino e le impostazioni di valuta e IVA. Un prezzo consigliato non deve diventare automaticamente il prezzo di vendita. Se utilizzate più listini, manteneteli in file separati.

Per le promozioni aprite la promo interessata e il relativo elenco Prezzi, quindi utilizzate l’esportazione disponibile. Consegnate anche inizio e fine validità. Prezzo normale e prezzo promozionale devono rimanere distinti. Istruzioni MagicStore per l’esportazione delle promo.

Recuperare il costo d’acquisto con Catalogo B2B

Il costo d’acquisto può essere recuperato da Business Intelligence → Catalogo B2B. Selezionate aziende e magazzini corretti, il listino di vendita e il tipo di Costo desiderato nella presentazione dei dati. Il report include marchio, colore e taglia; aggiungete gli altri attributi utili, come il codice articolo. Eliminate i filtri non voluti e generate Excel o CSV. Configurazione ufficiale del Catalogo B2B.

Fotografate le impostazioni: ultimo costo d’acquisto, costo medio e listino usato come costo rappresentano dati diversi. Indicate se il costo è netto o comprende imposte. Il nome della colonna “Costo” non basta a stabilirlo. Non trasformate valori vuoti in zero e non ricavate un costo d’acquisto dal prezzo di vendita.

Controllate se il report contiene un identificatore della variante o il barcode. Se mancano, il collegamento richiede l’incrocio con il catalogo. Un report con articolo, colore e taglia consente un tentativo di abbinamento, ma le combinazioni ripetute o discordanti devono restare da verificare.

Esportare l’inventario alla data concordata

Aprite Reports → Inventario e Valorizzazione, impostate la data del passaggio e le unità aziendali interessate, poi scegliete CSV/Excel. Per ottenere barcode e dettaglio variante, la documentazione MagicStore indica Tutti i magazzini uniti, Tutti gli elementi e prodotti separati oppure un raggruppamento che conservi le varianti. Configurazione ufficiale dell’inventario.

Questa vista è utile per il controllo complessivo. Se dovete trasferire quantità per singolo magazzino, richiedete anche il dettaglio per magazzino o ubicazione: non distribuite un totale unificato tra sedi in modo arbitrario. Conservate separatamente giacenza fisica e disponibilità alla vendita.

Quando la licenza comprende Inventario e Valorizzazione – Elenco Analitico Prodotti, valutate anche quel CSV: distingue costo, quantità e valore del magazzino. Elenco analitico dell’inventario.

La valorizzazione totale del magazzino non è un costo unitario. Non dividetela automaticamente per la quantità per riempire il costo dell’articolo. L’importazione delle quantità deve essere approvata come operazione distinta: aggiornare un prezzo non deve modificare la giacenza.

Esportare clienti e fornitori

Per i clienti del gestionale aprite Anagrafica Clienti → Strumenti e richiedete l’esportazione, controllando prima i filtri. Conservate tutti i clienti necessari, compresi quelli senza email. Esportazione dei clienti del gestionale.

Se usate anche il sito MagicStore, potete aggiungere l’esportazione dal CMS Clienti → Esporta Anagrafica. È un archivio aggiuntivo da riconciliare: non va sommato senza controllo ai clienti del negozio. Il relativo export può riportare soltanto il primo indirizzo di spedizione; segnalate eventuali indirizzi mancanti. Esportazione dei clienti dal sito.

Per i fornitori il riferimento è Anagrafiche → Fornitori. Richiedete il file completo con identificativi, dati fiscali e contatti tramite le funzioni disponibili nel vostro account. Se l’esportazione non è presente nella vostra versione o licenza, chiedete il tracciato al supporto MagicStore. La documentazione pubblica consultata descrive l’anagrafica, ma non conferma un comando di esportazione uguale per tutti gli account. Anagrafica fornitori MagicStore.

In Esdra si confrontano prima gli identificativi già disponibili. Nome simile o email condivisa non bastano per unire due persone o aziende. Le informazioni mancanti vengono integrate quando il collegamento è certo; un dato già valido e discordante richiede una verifica. Non inventate email per rendere importabile un cliente.

Il marchio di un prodotto non identifica necessariamente il suo fornitore. Per collegare i prodotti alle rispettive anagrafiche servono un riferimento fornitore nel file o documenti di acquisto che rendano il collegamento verificabile. Il trasferimento dei contatti non equivale a un consenso per nuove comunicazioni promozionali.

Conservare vendite, resi e documenti aperti

Concordate se lo storico serve per la consultazione, per le analisi o per proseguire lavorazioni aperte. Per vendite e resi è disponibile Reports → Movimentazione Vendite; selezionate il periodo e i punti vendita necessari. Dove previsto dalla licenza, il report avanzato Elenco Analitico delle Vendite offre un ulteriore dettaglio. Movimentazione Vendite; Elenco analitico delle vendite.

Conservate anche gli export di vendite e resi già disponibili, i documenti originali e l’elenco degli ordini, carichi e resi a fornitore ancora aperti. Fate controllare ID, date e riferimenti delle righe. Ricaricare lo storico come nuove vendite o nuovi carichi può duplicare ricavi, giacenze e documenti: la modalità di trasferimento va decisa prima.

Come si collegano articoli, varianti e barcode

Nel percorso di migrazione configurato, il codice articolo MagicStore corrisponde allo SKU del prodotto in Esdra. Ogni variante conserva poi il proprio identificatore e il proprio barcode. Per esempio, l’articolo 001/ABC può avere una variante nera in taglia M e una variante nera in taglia L: il prezzo e il costo vanno associati alla singola variante corretta.

Quando manca un identificatore diretto nel report, l’incrocio usa articolo/SKU, colore e taglia, con il marchio come ulteriore controllo. Se il colore appare come Nero (020), si conserva anche il codice colore. Due codici colore diversi non devono essere uniti solo perché il nome visualizzato è uguale.

Un barcode già assegnato a più record, due varianti con la stessa combinazione, un articolo mancante o prezzi diversi per la stessa chiave richiedono una revisione. La riga viene tenuta da parte con un motivo. Non si sceglie il primo risultato trovato e non si crea un nuovo prodotto per aggirare il conflitto.

Intimo: separare taglia e coppa, indicare le taglie uniche

Per un articolo di intimo o un costume con coppa, MagicStore può fornire una taglia composta come 3B. Quando il profilo del prodotto conferma quel significato, in Esdra si rappresenta con Taglia 3 e Coppa B. Si mantiene lo stesso articolo, la stessa variante e lo stesso barcode: separare i due attributi non significa creare due prodotti.

La scala del fornitore rimane quella originale. Non convertite automaticamente una taglia italiana in europea o una lettera in una coppa se la categoria non lo conferma. Codici apparentemente simili possono avere un significato diverso nell’abbigliamento, nelle taglie bambino o nelle calzature.

Quando la fonte indica davvero Taglia Unica, questa deve risultare esplicita nella variante, anche se il precedente import aveva conservato l’informazione soltanto nell’associazione barcode. Una taglia vuota non dimostra che il prodotto sia a taglia unica. Sigle come UNI, TU o U vanno interpretate secondo il tracciato del fornitore, senza sostituzioni generiche su tutto il catalogo.

L’ordine del caricamento in Esdra

1. Controllare le fonti: file leggibili, esportazioni complete, periodo e impostazioni documentati.
2. Confrontare il catalogo esistente: riconoscere articoli, varianti e barcode già presenti prima di proporre nuove creazioni.
3. Riconciliare le anagrafiche: clienti e fornitori esistenti, indirizzi e riferimenti, senza duplicare i soggetti.
4. Completare le varianti riconosciute: dati mancanti e collegamenti provati, mantenendo distinti i casi da verificare.
5. Applicare prezzi e costi: soltanto alle varianti certe, con listino, valuta e imposte confermati; promozioni separate.
6. Controllare le dimensioni: colore, taglia, coppa e taglia unica devono essere visibili e coerenti con il barcode.
7. Trasferire le quantità: solo quando il relativo piano è approvato, usando la fotografia finale dei magazzini.
8. Conservare lo storico: secondo la modalità concordata, senza riprodurre operazioni già eseguite.

Se il progetto prevede soltanto l’aggiornamento dei prodotti esistenti, quelli non riconosciuti rimangono in verifica. La loro creazione richiede una decisione separata e dati sufficienti. Un costo corrente compilato non ricostruisce automaticamente il costo storico delle vendite, il costo medio ponderato o una valorizzazione FIFO.

Verificare il risultato prima del passaggio operativo

Richiedete un riepilogo con righe lette, varianti riconosciute, dati aggiornati, dati già corretti e casi da verificare. Confrontate il numero di prodotti prima e dopo: un aggiornamento del solo catalogo esistente deve lasciare invariato il totale.

Controllate alcune schede reali: un articolo normale, lo stesso articolo in più taglie e colori, un prodotto con coppa e uno a taglia unica. Scansionate il barcode e verificate che apra la variante corretta. Leggete prezzo, costo e quantità nella variante: il valore riepilogativo del padre può seguire una regola diversa e va controllato separatamente.

Verificate inoltre clienti senza email, dati fiscali, indirizzi con caratteri speciali e fornitori già presenti. Confrontate giacenze e disponibilità per ogni sede. Eseguite la prova dei flussi di vendita, reso e carico in un ambiente di test concordato, prima di emettere documenti reali.

Fissate chi gestisce le eccezioni e conservate il rapporto finale. Un secondo caricamento dello stesso file deve riconoscere ciò che è già stato trattato. Il file originale, il risultato e l’elenco delle righe sospese permettono di completare il lavoro con una nuova evidenza, senza ripartire da zero.

Migrazione iniziale e sincronizzazione successiva

L’importazione di questi file è un passaggio puntuale. Non attiva da sola una sincronizzazione continua tra i due gestionali. Se MagicStore rimane collegato, concordate quali dati aggiornerà, la fonte autorevole per prezzi e quantità, la frequenza e la gestione degli ordini. In caso contrario, un aggiornamento successivo potrebbe riscrivere valori appena verificati.

Per il canale MagicStore, i feed di pubblicazione, prezzi e disponibilità possono integrare il percorso concordato con Esdra. Non sostituiscono automaticamente clienti, fornitori, costi d’acquisto e storico. Il referente deve verificare i file e le funzionalità effettivamente disponibili per il vostro account.